Я почти не храню почтовые архивы в Gmail (немного и недолго), так что мне сложная система меток и фильтров ни к чему. Ну вот новомодную автоматическую сортировку по категориям отключил.

Всё, что необходимо сохранить, я переношу в календарь, планировщик, документы...

Полные почтовые архивы хранятся на программистской работе, но там они в локальном почтовом клиенте.